6 шагов к Business intelligence (BI)

Бизнес-аналитика (BI) растет как на дрожжах. По данным Gartner, рынок BI и аналитики в этом году достигнет 16,9 млрд долларов, что на 5,2% больше, чем в прошлом году. Этот рост также подтверждается в ежегодных списках «Главные приоритеты ИТ-директоров», в которых BI / аналитика занимает первое место несколько лет подряд.

Вследствие этого возросшего спроса на BI новые и новые инструменты появляются слева и справа. Если вы ищете решение для бизнес-аналитики, вы легко найдете несколько вариантов на выбор.

Большой вопрос: как узнать, какой вариант выбрать? Собираетесь ли вы сравнивать каждый доступный вариант? Возможно нет. 

Предлагаю рассмотреть некую последовательность шагов на пути к внедрению BI системы.

1. Принять решение

За очевидной простотой первого шага скрывается серьезная работа, прежде всего, внутри себя, и серьезные последствия для бизнеса. Вы должны четко осознать, что это вам необходимо и потраченные на установку время и деньги не будут выброшены зря. Чтобы в этом убедиться, дайте ответ на несколько самых простых вопросов:

• Вам кажется, что вы тратите много времени на подготовку и принятие управленческих решений?
• Вам не хватает доступа к полной и детальной информации о своем бизнесе в любом месте за несколько простых нажатий кнопки?
• Вы приверженец стиля «управления по отклонениям» и вам необходимо в случае необходимости оперативно реагировать на отклонения факта от плана?

Переход на BI – это переход из двухмерного мира плоских таблиц (типа Excel) в мир с гораздо большими возможностями работы с данным и гораздо большим количеством измерений и настроек. Такой переход можно сравнить с переходом от кнопочных телефонов к смартфонам. Для этого пользователю надо было сделать определенное усилие над собой, перестроить себя, изучить новые функции и возможности. Точно так и в нашем случае.

Если на все вопросы вы ответили положительно, значит можно читать о втором шаге.

2. Идти в ногу со временем и понимать. что назад дороги нет.

Надо отдавать себе отчет в том, что актуальность — это не постоянное состояние, а условие. Если вы следите за происходящим, вы окажетесь в нужном месте задолго до других, заняв выгодное положение на самой границе возникающих возможностей.

Потеря актуальности и значимости

 Никто не хочет остаться на обочине стремительно меняющейся жизни (то есть быть изолированным и отвергнутым), но именно это и может случиться, если вы не будете постоянно соревноваться с конкурентами. Отстаете по своим навыкам, подготовке, знанию рынка, связям, способностям и другим деловым качествам? На что рассчитываете? Вы перестанете быть актуальным и для компании, и для клиентов. А если это произойдет, вас перестанут ценить. И когда такое случится, не удивляйтесь, если ключевые клиенты (в том числе и, возможно, ваш работодатель) найдут кого-то другого, в ком увидят большую ценность.

Чтобы избежать этого, необходимо, в том числе, получать своевременную информацию о состоянии дел в компании, причем не раз в месяц через 20 дней после отчетной даты, а максимум через 2-3 дня, а лучше, сегодня на вчера. Качественным инструментом в этом деле как раз выступает BI системы.

Можно определить 4 основных этапа готовности бизнеса и собственников к установке и работе с инструментами Business intelligence:

• Состояние, когда не готов ни собственник, ни бизнес в комментариях не нуждается – здесь все понятно…
• Готовность бизнеса определяется уровнем его доходности и способностью покрывать затраты на установку и использование инструментов BI. Это дает возможность перейти на новый уровень управления, но собственник тормозит процесс. Изменить ситуацию может наличие продвинутого ТОП-менеджмента. Его аргументы и заинтересованность в переходе на новый уровень развития и управления могут вовлечь собственника и сдвинуть процесс с мертвой точки.
• Ситуация значительно лучше, когда есть продвинутый собственник, который понимает необходимость в качественных изменениях в управлении. В этом случае он становится двигателем и подтягивает и бизнес, и ТОП-менеджеров к необходимому уровню готовности.
• Когда готовы и собственник, и бизнес – пора переходить к следующему шагу.

3. Выбрать софт.

Так с чего же начать? Как вы отделяете хорошее от плохого? В конце концов, большинство инструментов BI предлагает аналогичные функции. Все они будут создавать отчеты и информационные панели. Все они позволят вам проанализировать ваши данные.

Однако. если вы посмотрите немного глубже, вы найдете некоторые ключевые отличия. Это области, которые на первый взгляд могут показаться неочевидными, но могут создать или разрушить проект BI. Давайте рассмотрим несколько неочевидных областей, которые следует искать в любом решении Business intelligence. 

• Масштабируемость затрат

Эта область, которая обычно упускается из виду. Организации обычно лицензируют решение BI на основе своих текущих потребностей, но не планируют рост.

Проблема в том, что многие решения становятся непомерно дорогими по мере изменения ваших потребностей. На старте инструмент лицензировали по низкой первоначальной стоимости, но он вышел на каком-то этапе из-под контроля по мере ее роста. Получлось, что заказчик вложил время и деньги в решение. которое он больше не может себе позволить.

Мой совет: планируйте рост с самого начала. Я не говорю, что вы должны купить больше лицензий. чем нужно. Но вы должны понимать, как изменятся затраты, если вы добавите больше пользователей. или решите расширять свои BI приложения в будущем. Вы будете удивлены запутанными структурами лицензирования, которые использют некоторые поставщики BI.

"Различные инструменты BI подходят для разных целей", - обьясняет Дирк Гарнер, главный консультант Garner Consulting. "Некоторые лучше всего обслуживают отдельных пользователей, а другие могут обслуживать предприятие. Какой бы инструмент вы ни искали, вы должны определить, будет ли он масштабироваться по мере роста вашего использования и развития стратегии вашей компании. Возможно, вы не видите в этом насущной неообходимости, но. как только вы начнете использовать новый инструмент BI. и добьетесь успеха, другие пользователи тоже наверняка захотят с ним поработать. Из-за этих факторов вы должны изучить работу структуры затрат на обновление. Являются ли затраты прогрессивными в зависимости от роста количества пользователей или мест? Сможете ли вы обеспечить финансирование на постоянной основе? Есть ли многоуровневое лицензирование?"

• Возможности самообслуживания.

Термин "самообслуживание BI" приобрел популярность за последние несколько лет. С ростом оббьема данных предприятия внедряют инструменты самообслуживания, которые позволяют конечным пользователям самостоятельно анализировать данные.

Но есть проблема: не каждый инструмент "самообслуживания BI" действительно является таковым. Некоторые требуют постоянного легкого кодирования, в то время, как другие требуют более серьезных технических навыков.

Прежде, чем принять какое-либо решение, детально пройдитесь по интерфейсу процесса сборки. Правильным будет подход, когда профессионалы собирают первоначальную модель по утвержденному ТЗ, а заказчик ее использует. В этом случае "самообслуживание" - это отсутствие существенного регулярного вмешательства разработика в процесс постоянного использования инструмента.

"Настоящие инструменты самообслуживания BI - это не просто модные панели управления, которые кажутся простыми в использовании, но в первую очередь, их должны создавать технические специалисты", - говорит Бен Тай, основатель и генеральный директор DrivenBI. "Это не требует программирования или профессиональных технических навыков, хранилища данных или моделирования данных, даже если речь идет о построении многомерного анализа. И эти благоприятные для бизнеса факторы должны оставаться на протяжении всего жизненного цикла BI - от подготовки данных, построения анализа и генерации отчетов, до обмена результатами, принятия мер и сотрудничества с коллегами".

Несмотря на кажущуюся простоту работы с системой, лучше программную часть и ее сопровождение доверить профессионалам.

Здесь мы переходим к следующему шагу. 

4. Найти исполнителя

Рост популярности темы породил рост большого количества специалистов, готовых внедрить вам все что захотите. Важно отметить, что даже большие компании, сталкиваются с тем, что нет опытного постановщика задач. К вам приходят специалисты в основном, от программной среды, не имеющие опыта практической работы в областях, для решения проблем в которых, собираются поставить этот инструмент. В итоге разговор происходи следующим образом: «вы скажите, что вам надо, и мы все напишем». Но вы же не знакомы достаточно с возможностью прикладного использования системы, и соответственно, не можете четко сказать, что вам от нее нужно. Результат такого сотрудничества – вы получили ненужный инструмент, который отложили до лучших времен. Ключевым фактором успеха является совместная работа профессионала в формализации и постановке задач с ответственными представителями заказчика. Но модератором в любом случае выступает постановщик.

 

5. Определить цели (круг информации для витрин).

Чтобы избежать факапа и понять прежде всего, для себя, зачем вам нужна BI и какую информацию вы будете использовать, необходимо определить ее первоначальный круг. Можно даже набросать предварительный список.  Это сократит время общения и выяснения целей и задач системы и поможет квалифицированному постановщику задач сориентироваться в ваших потребностях и быстрее перейти в вашу систему координат. В процессе написания и согласования технического задания вы вместе придете к окончательному решению по перечню, количеству срезов и глубинке контролируемой посредством системы информации.

 

6. Внедрить

Не так это страшно, как кажется, ведь основные моменты были в первых 5 шагах.