Диджитал-трансформация бизнеса – залог повышения его эффективности.
Учебники по экономике утверждают, что ключом к успеху бизнеса является высокий уровень производительности труда. С этим сложно спорить, ведь эффективные сотрудники не только качественно выполняют свою работу, объём которой рассчитан на средний уровень производительности, но и успевают принять участие в более сложных проектах. Примером может служить внедрение системы бюджетирования или переход на новую учетную систему.
Под такие проекты, как правило, формируются рабочие группы, включающие сотрудников с наивысшим уровнем производительности труда, так как им придется работать с информацией сразу в двух системах и по сути выполнять значительно больший, чем обычно, объём работы.
Как же определить этот наивысший уровень?
Производительность труда, которую нельзя измерить нормой выработки, уже давно является сложным и даже неуловимым понятием для некоторых руководителей. Давайте рассмотрим простую иллюстрацию этого.
В отделе работают 2 сотрудника. Рабочий день длится 8 часов. Первый сотрудник отработал 8 часов со средней рабочей нагрузкой, а второй отработал 5 часов с интенсивной нагрузкой, а 3 часа потратил на коммуникации с коллегами. При этом оба выполнили свои обязанности отлично. Этот пример показывает, что в разных ситуациях должны быть использованы разные подходы и критерии к измерению данного показателя. Другими словами, при оценке эффективности работы в интеллектуальной сфере должно быть значительно больше критериев и оценочных показателей, которые будут применяться в разных комбинациях в зависимости от ситуации.
Business intelligence может быстро обрабатывать большие массивы данных и существенно приближает руководителей к пониманию общих тенденций производительности. Наличие информации о работе сотрудника и возможность ее оперативно проанализировать позволяет принять решение о том, как сотрудник должен распоряжаться рабочим временем и сколько времени фактически необходимо для выполнения определенных видов работ. Сравнение таких показателей по нескольким менеджерам позволит составить нормативы выполнения различных видов работ. Эти детали также помогут сделать более точную оценку вашим клиентам и защитить бюджет компании от перерасхода на непродуктивное использование рабочего времени.
МОНИТОРИНГ
Идея мониторинга производительности труда в подразделениях, занятых интеллектуальным трудом, витает в воздухе достаточно давно и получила свое развитие после активного роста количества ИТ компаний или развития подобных подразделений в бизнесе с одной стороны, и появления доступных инструментов расчета и анализа таких показателей – с другой. В то же время этот процесс вызывает у многих менеджеров чувство тревоги. Никто не хочет, чтобы за ним наблюдали, мониторили каждое движение, так как возникает ощущение, тотального контроля, когда под присмотром находится любая мелочь, которую делает сотрудник. Конечно же такая среда обитания мало кому подойдет, и компания несет риски потери ценных работников. И здесь на помощь приходят передовые технологии, использование которых для понимания и повышения производительности труда является не столь заметным и навязчивым.
В частности, для мониторинга рабочего времени, успешно используются различные CRM, BPM, системы документооборота и прочие. Об этих системах часто пишут таким непонятным языком, будто это адронный коллайдер. Поэтому попробую обьяснить простыми словами что это такое.
Определение или аббревиатура CRM расшифровывается как Customer Relationship Management, то есть «управление отношениями с клиентами». CRM при помощи автоматизации процессов помогает эффективнее выстраивать диалог с покупателем, не допускать ошибок в работе, контролировать затраты времени на работу с клиентом и в итоге продавать ему больше. Как это выглядит в CRM? Представьте таблицу Excel с вашей клиентской базой, но только при щелчке на имя клиента открывается удобная карточка, в которой содержится вся хронология и затраты времени на работу с ним — от первого звонка до покупки. Здесь можно прослушать звонки, посмотреть историю покупок, создать документы по шаблону, написать e-mail или sms, поставить задачу.
BPM (Business Process Management) системы – это класс программных продуктов, которые помогают управлять бизнес-процессами организации. За счет применения BPM систем появляется возможность определить процессы в компании, представить их графические схемы, управлять, анализировать и совершенствовать их в дальнейшем.
Основное назначение BPM систем связано с повышением эффективности работы организации, снижением стоимости выпускаемой продукции или предоставляемых услуг и улучшения системы управления.
Из выше сказанного можно понять, что эти системы являются инструментами для регламентирования процедур, контроля использования времени на их исполнение, накопителями статистической информации для расчета необходимых показателей и анализа. Также с помощью таких систем можно отследить, не нарушая личное пространство сотрудников, такие моменты, как посещение совещаний, эффективность рабочего расписания. Например, если работники регулярно пропускают совещания, мотивируя это работой над другими проектами или регулярно просят изменить график, это свидетельствует о необходимости пересмотреть организацию компании для повышения производительности труда.
BI-СИСТЕМЫ.
Развитие популяризация BI систем, позволяет использовать их для повышения производительности через мониторинг и анализ. Например, этот инструмент может быть использован для визуализации этапов выполнения задач и затрат времени на них. При этом, если подобные задачи выполняются разными командами, можно сравнить результаты и понять, как оптимизировать процесс.
У многих руководителей идея модернизации или вообще внедрения контроля за рабочим временем может вызвать недоумение или отторжение в основном на этапе становления этих технологий. Особенно если это сопровождается дополнительными затратами, такими, например, как приобретение нового оборудования или ПО, потеря производительности, когда сотрудники изучают новые программы. Однако эти начальные инвестиции могут принести дивиденды в общем росте производительности на протяжение последующих лет, что окупит понесенные затраты.
Пандемия COVID-19 окончательно изменила способы ведения бизнеса. Даже после появления вакцины бизнес-процессы не станут такими, как были ранее. Многие компании убедились, что удаленная работа позволяет им сэкономить затраты на аренду, содержание офиса, канцелярские принадлежности, бумагу в конце концов. И здесь именно технологии использования удаленного контроля за выполнением процедур и регламентов, корректным использованием рабочего времени помогают не только поддерживать бизнес в рабочем состоянии, но и определить секторы, где можно оставить удаленную работу. Возможно маркетинг или продажи успешно работают на удалении благодаря большей гибкости графиков, а облачные сервисы значительно облегчают доступ к данным контрактов с любого места. Усилия по адаптации персонала к условиям удаленной работы с использованием цифровых технологий дают возможность создать оптимальную структуру бизнеса, значительно более гибкую и адаптивную. Эффективность работы команды является ключевой для работы – это неоспоримый факт, но ее достижение может осуществляться большим количеством способов и инструментов. Технологии вносят дополнительное разнообразие в процесс построения и управления бизнесом, и в вопросах контроля не в последнюю очередь. Существует большое количество показателей, которые можно отследить, накопить и проанализировать, а сделать это поможет использование Business intelligence. BI система обработает эту информацию и представит результаты в удобном виде с возможностью использования их в групповой работе. Именно цифровые технологии стали одним из важнейших драйверов адаптации бизнеса к новым изменчивым реалиям нашего мира.