Конец эпохи табличных динозавров
Вспомнил на досуге, как в середине 90-х мы с удивлением познавали табличные редакторы типа Quattro Pro и воспринимали практически, как чудо то что различные вычисления можно было делать простым написанием формул в ячейках, а не программным кодом. Это был реальный прорыв в информационных технологиях и существенная помощь в подготовке громоздких отчетов, которые до этого составлялись при помощи калькулятора…
Сегодня появление инструментов Business Intelligence сопоставимо, по своей значимости в деле обработки и анализа информации c появлением калькулятора. Более того, эти инструменты становятся незаменимыми в принятии управленческих решений.
Судите сами: калькулятор (особенно с запоминанием) добавил скорости в обработке бумажной информации. Табличные редакторы в разы ускорили составление отчетов по сравнению с калькулятором. И вот теперь можно забыть то что вы знали в Excel, ежемесячные нудные копирования и переписывания формул, ВПР и СУММЕСЛИ, макросы и Visual Basic. Пришла новая технология, и с ней управленческий отчет уже никогда не останется прежним….
Про динозавров.
Давайте вспомним напоследок функционал заслуженно любимого многими Excel, умение обращаться с которым ставило человека сразу на несколько ступеней выше среди коллег финансистов или экономистов.
ВПР - это функция Excel, которая называется Вертикальный просмотр. Функция ищет заданные значения (или диапазон значений) в столбце и возвращает любые данные из строки, которая соответствует ячейке с найденным значением в столбце. Таким образом, функция ВПР позволяет связать две таблицы.
СУММЕСЛИМН – это функция Excel, которая позволяет выбирать и суммировать значения по нескольким условиям из разных таблиц.
Сводная таблица - это инструмент обработки данных в Excel. Сводная таблица может автоматически сортировать, рассчитывать суммы и получать средние значения.
Ну и наконец, Макрос - это алгоритм действий, записанный пользователем. Когда при обработке однотипных файлов выполняются однотипные операции, самые продвинутые пользователи программы записывают с помощью макроредактора (встроенного в Excel) последовательность действий. Запись делается один раз и этой последовательности присваивается сочетание горячих клавиш. В дальнейшем, при нажатии этих клавиш, макрос запускается и программа повторяет эти операции с каждым последующим файлом самостоятельно и быстро, уже без участия человека.
Но, в то время, когда мы разбирались с макросами, писали функции и искали способы как их не переписывать при изменении количества строк или столбцов в таблице, эволюция двигалась вперед. Сначала в Excel появился ряд новых надстроек, которые продолжали тихо совершенствоваться и перерождаться в Power Qwery, Power Pivot, и в конце концов заменили и ВПР с СУММЕСЛИ, и сводные таблицы, и предложили принципиально новый уровень обработки и анализа данных.
Если очень коротко, то Pivot - это прокачанная сводная таблица, которая включает только СТОЛБЦЫ и СВЯЗИ между ними (в отличие от Excel, который использует ячейки).
У Pivota есть свой язык DAX, это язык функций и формул, который отличается от привычного языка формул Excel (но не сильно).
Кто вместо динозавра?
И вот наконец, в 2015 году эти все надстройки были объединены и выделены в новый потрясающе полезный продукт POWER BI. Это уже далеко не надстройка или дополнение к Excel. Это новый продукт и новая ступень, или даже несколько ступеней в развитии бизнес-аналитики. Это самостоятельный инструмент для обработки, анализа и представления информации. По сути инструмент для управления бизнесом.
Преимущества этого зверя проще объяснить в сравнении. Итак, вспомним алгоритм подготовки финансистами регулярной управленческой отчетности.
Наступает первая декада месяца, и в офисе появляются люди с безумными глазами и взъерошенными волосами… Да, это стартовала подготовка месячного отчета.
- Необходимо выкачать из учетной системы первичные данные.
- Получить «секретные данные» от исполнителей в Excel.
- Выкачать данные о работе продавцов из CRM.
- Достать отчеты прошлого месяца.
- Достать планы на следующий месяц.
Началось формирование модели отчета…..
И тут действительно началось:
- Excel выдает ошибку потому что неправильно написано наименование продукта.
- Поплыли данные, потому что исполнитель добавил столбец в таблице.
- Сбились формулы, потому что неправильно написано имя файла.
Если на исправление каждого из перечисленных пунктов (а перечень далеко не полный) выделить хотя-бы по пару часов – получим 2 рабочих дня только на приведение данных в нужный формат.
А в это время наш новый зверек (Power BI):
- Напрямую подключается к базам данных (CRM. 1C, Excel…)
- Преобразует данные из формата "как есть" в формат модели данных.
Справка 1.
Модель данных - это несколько столбцовых таблиц, связанных между собой логическими связями. Столбцовые таблицы - это формат хранения информации (адрес - только столбец, в отличие от excel, где адрес состоит из столбца и строки.
При этом алгоритм преобразования выполняется специалистом всего один раз.Далее Power BI это запоминает и делает автоматически. Результат этого виден каждый раз при нажатии кнопки ОБНОВИТЬ. Вся измененная информация обновляются в модели данных автоматически.
- Осуществляет заложенные ранее специалистом в модель расчеты и обработки. Никакие формулы не сдвинутся и данные не поплывут по причине того, что они были ранее приведены в нужный формат.
Справка 2.
Модель хранит данные в формате таблиц. В каждую таблицу входит любое число столбцов с данными. Между таблицами возможно установление логических связей, через столбцы-справочники. И самое главное, с данным можно совершать дополнительно любые вычисления, не заложенные ранее в модели. При этом, риски, перечисленные выше, отсутствуют.
- После подготовки и обработки данных, наш юный зверь загоняет формирует визуализации, или витрины данных (dashboards). Несколько визуализаций можно расположить на одном листе. Основная интерактивность заключается в том, что для каждой страницы с несколькими отчетами можно указать срезы (фильтры).
Выбор одной из категорий отчета изменяет срез - и все визуализации на листе изменяются соответствии с этим фильтром.
А в это время финансовый менеджер пьет кофе. Правда кофе он выпить не успеет, потому что все ранее описанное про инструменты BI вы читали дольше, чем в все это происходит в реале. Налицо экономия времени, нервов и самое главное, финансовый менеджер наконец-то имеет возможность заниматься прямыми обязанностями – анализировать и готовить справку руководителю для принятия управленческих решений, т.е. принимать участие в управлении бизнесом.
Но это еще не все.
Наши руководители имеют привычку задавать неудобные вопросы по поводу предоставляемых отчетов, типа:
- « А сделай-ка мне такой же отчет по продажам в разрезе понедельников»,
- или «А как мы продавали в эту же неделю в феврале прошлого года?»..
Это заставляет финансиста уйти в астрал еще на несколько часов, чтобы подготовить нужный отчет.
Справка 3.
Мало того, что наш инструмент создает красивые и интерактивные отчеты, так он может их формировать за любой период, если данные хранятся в модели. При этом период не ограничивается календарным месяцем или кварталом. Это может быть час, день, неделя, или произвольный интервал, а время формирования отчета длится не больше, чем горит спичка.
Таким образом, мы видим прорывные преимущества технологии BI в деле управления бизнесом. При этом, если вы попробуете без предварительной подготовки влезть в формирование модели данных, то будете напоминать человека из 80-х, которому дали в руки планшет. Но пользоваться готовой моделью значительно проще и приятнее, чем писать формулы в Excel, главное понять основы навигации.
Этим уже начали пользоваться продвинутые собственники и топ менеджеры. Более того, они даже не зовут к себе финансиста, чтобы получить тот или иной отчет, так как все это есть в визуализациях. Достаточно только выставить нужный фильтр.