Перевод бизнеса на удаленную работу: проблема или окно возможностей?
Наступило время, когда многие собственники бизнеса должны принять непростое решение: закрыть бизнес на период борьбы с вирусом COVID 19 и понести убытки, или даже потерять бизнес, или понести расходы и перестроить бизнес под новые реалии. Под перестройкой я имею в виду перевод части подразделений или всего бизнеса на схему удаленной работы. Частично теоретические аспекты этой проблемы были освещены в статьях «Аутсорсинг в финансах. Плюсы и минусы», поэтому на них я останавливаться не буду. Перейду сразу к практике.
В процессе реализации проекта запуска BI модели для малого и среднего бизнеса в небольшой торгово-производственной компании после введения карантина, мы предложили помочь перевести компанию на удаленную работу. Как оказалось, буквально перед событиями, директор прочитал мои статьи поэтому предложение пало на благодатную почву. Конечно же главной причиной были не публикации, а нежелание потерять контракты на поставку продуктов в национальную торговую сеть, а материалы на сайте и наше предложение стали триггером.
На совместном совещании было принято следующее решение:
- Перевести на удаленную работу подразделения:
- Финансовая служба (с приходом бухгалтера для учета первичной документации);
- Продажи;
- Поддержка продаж
- Перевести на частичную занятость подразделения:
- Линия фасовки;
- Складское хозяйство.
Анализ основных бизнес-процессов выявил несколько проблемных точек, которые препятствуют переводу подразделений на удаленную работу. Перед нами была поставлена задача найти пути решения и подготовить техническое задание для их реализации. В процессе собственник принял решение развить наше сотрудничество в более широкий проект по перестройке бизнеса под новые условия.
В результате возник перечень функций, в которые было необходимо внести изменения и доработки, чтобы обеспечить полноценную работу предприятия. Больше всего потребовали доработки бизнес-процессы финансовой службы, отдела продаж и отдела поддержки продаж.
- Финансовая служба.
- Учет поступления сырья на склад. Кладовщик получал сырье для упаковки, проверял его, ставил отметку на приходных документах, собирал их у себя и на следующий день передавал в бухгалтерию для дальнейшей обработки. Чтобы исключить зависимость функции от физического присутствия бухгалтера, было предложено активировать функционал 1С, который позволяет закупщику формировать заявку на поступление сырья, затем кладовщик ее при необходимости корректирует и подтверждает в электронном виде поступление товара на склад. После подтверждения бухгалтер удаленно проводит документ по цепочке. Первичные копии собираются на складе и по регламенту с заданной периодичностью передаются в центральный офис. На перспективу была поставлена задача провести переговоры с поставщиками на предмет использования сервиса обмена электронными документами.
- Учет производства. Документооборот велся вручную. Выписывались накладные на перемещение сырья, затем составлялся отчет производства, все это собирал начальник цеха и передавал бухгалтеру. Бухгалтер вносил эту информацию в базу 1С. Было предложено изменение алгоритма и часть функций начальника цеха в части ручного заполнения бумажных документов заменена на такие же, но в учетной системе. В результате бухгалтер не занимается внесением этих документов в базу, а только контролирует их правильное проведение. Первичные документы собираются и по регламенту с заданной периодичностью передаются в центральный офис. На этапе внедрения документы ежедневно передавались курьером бухгалтеру на дом. А после запуска этого процесса такая необходимость отпала.
- Подпись финансовых документов. Проведение платежей и сдача регулярной отчетности требуют подписи первого лица. Эта проблема решена путем использования электронной подписи. При этом бухгалтеру, ответственному за работу с банком и ИТ специалисту, поставлена задача автоматизировать ежедневный импорт платежи в/из учетной системы. На перспективу сформирована задача по интеграции этой информации в BI систему для формирования ежедневного отчета.
- Формирование оперативной управленческой отчетности. Поставлена задача по автоматизации формирования отчетности в BI системе. Это дало возможность упорядочить движение информации и документов, касающихся оперативной деятельности и высвободить ресурс финансового менеджера.
- Продажи.
- Заявки на поставку продукции принимались менеджерами по телефону или при личном контакте с клиентом. Поставлена задача ИТ подключить стандартный WEB модуль для приема заявок. Это позволило сократить целый блок операций и высвободить ресурс как в отделе поддержки продаж, так и в отделе продаж.
- Проверка наличия товара на складе осуществлялась менеджером по выписке из отдела поддержки продаж. ИТ специалистам была поставлена задача активировать функционал учетной системы на предмет автоматической проверки наличия товара при формировании отгрузочных документов. В результате сокращены ручные операции и время на подготовку отгрузки.
- Отчеты о продажах составлялись финансовым менеджером вручную на базе информации из учетной системы и рассылались конечным пользователям. Переход на BI систему позволил автоматизировать этот процесс, исключить из него финансового менеджера и увеличить корректность данных.
- Склад.
- Получение комплекта документов на отгрузку. Пакет формировался отделом поддержки продаж и передавался на склад. Сформировано техническое задание для ИТ по автоматическому формированию пакета документов и отправке его на удаленную печать на принтер склада. Кладовщик комплектует пакет и добавляет к нему копии сертификатов. На перспективу поставлена задача отделу производства внести копии сертификатов в учетную систему и мониторить их актуальность. В результате сокращены ручные операции.
- Формирование отчета об остатках на складе составлялись финансовым менеджером вручную на базе информации из учетной системы и рассылались конечным пользователям. Переход на BI систему позволил автоматизировать этот процесс, исключить из него финансового менеджера.
Результат проекта.
- Сокращены полностью или частично ручные операции в 15 функциях основных бизнес-процессов.
- Получена возможность обеспечить деятельность бизнеса с использованием удаленной работы.
- Сокращены сроки подготовки оперативной отчетности.
- Существенно повышена точность информации в отчетах.
- В результате автоматизации процессов без ущерба для основного бизнеса сокращены 4 позиции, функции которых обьединены или автоматизированы.
- Работа финансовой службы, отдела поддержки продаж, отдела продаж переведена на удаленный режим.
- Экономия: ФОТ 4 специалистов, + арендная плата за высвободившееся помещение, + сокращены затраты на содержание офиса – затраты на консультантов. Если рассматривать эти цифры в периоде хотя бы год, то экономия превысит 600 тыс грн.
Таким образом, на примере реализованного проекта могу предложить вашему вниманию общие рекомендации по переводу бизнеса на удаленный режим работы.
- Что мешает?
- Нежелание руководства терять контроль.
- Отсутствие электронного документооборота между контрагентом и компанией.
- Отсутствие электронного документооборота внутри компании.
- Отсутствие автоматического формирования оперативной отчетности.
- Значительная часть ручного труда на стыке функций.
- Необходимость подписать документы.
- Кого можно перевести?
- Финансовая служба.
- Администрация.
- Отдел продаж.
- Отдел поддержки продаж (выписка, колл-центр).
- Как контролировать?
- Продажи – CRM система, бизнес-процессы 1С.
- Поддержка продаж – Бизнес-процессы 1С.
- Финансовая служба – Бизнес-процессы 1С.
- Как обеспечить информацией руководство?
Как осуществить?
- Задачи для ИТ
- Наладить удаленное администрирование
- Доработать учетную систему на предмет автоматизации бизнес процессов
- Подготовить выгрузку информации для BI
- Решить проблему с обеспечением сотрудников техникой или ее перемещением из офиса
- Подстраховаться по интернету
- Подготовить и запустить программное обеспечение для коммуникации внутри офиса
- Коллективная работа
- Использовать функционал 1С
- Использовать функционал CRM
- Использовать функционал BI
- Кадровая служба
- Определить список сотрудников для перевода.
- Подготовить юридическое обоснование для перевода сотрудников на удаленную работу.
- Контроль
- Руководители подразделений вместе с кадровой службой разрабатывают алгоритм работы для подчиненных, который будет отражен через бизнес-процессы в учетной системе и CRM
- BI система – подготовка отчетов на основании информации из CRM и 1С
- CRM и 1С сигнализация о выполнении или невыполнении функций в ежедневных бизнес-процессах
- Специализированный софт для контроля работы в компьютере.
Получилось немного сухо, но целью было сформировать основные шаги и подтвердить их конкретным примером. Т.е. сформировать короткую бесплатную методичку для тех, кто не хочет останавливать свой бизнес.